破解无纸化魔咒 

    编者按：全球性纸张使用有增无减的现实，似乎使“无纸化办公”变成了人类无法完成的任务！但是，企业内部内容管理（ECM）的出现和使用，让人们对“无纸化办公”潜含的喻意有了突破性的认识。就像欧洲杯上，葡萄牙队逆转乾坤战胜西班牙，完成了二十多年从未完成的任务一样。“无纸化办公”实质应该是企业文档输入、文档管理、文档存储到文档输出的一系列企业业务流程的再造过程。 

当无纸化办公的声音渐行渐弱的时候，许多企业却已开始无纸化办公的第二次尝试——利用企业内部内容管理系统（ECM）打造无纸化办公流程。遗憾的是，ECM这个术语的外延极其含糊，很容易使一些尚怀疑虑的IT主管产生概念混淆。

ECM包括６项关键技术
无纸化办公是信息处理从访问、协作、打印到存储等过程全部自动化的理想状态。当初，人们对无纸化办公的想象是有可能不再需要伐树造纸了。然而，极富讽刺意味的是，这个梦想只在非常有限的范围内成为现实。在更多的行业发展中，纸张的需求反而在大量膨胀，比如医药业等。Butler集团高级调查员Sue Clarke说，“在信息爆炸的时代，人们发现自己仍然无法改变将文章打印出来阅读的习惯”。另外，尽管越来越多的企业朝无纸化办公迈出了第一步，但企业的外部顾客却更愿意保留表格、发票或帐单的纸质形态。

“ECM系统实际主要包括６项关键技术。”Gartner调查机构副总裁Debra Logan 表示，尽管这６项技术可以单独应用，但综合起来，它们可以处理80%不能存储于传统数据库的非结构性数据。

第一种也是其中最古老的技术是文件成像和扫描技术。它通常要和另一种成熟应用——综合文件管理系统（IDM）一起销售。IDM包括了实现自动业务处理的工作流技术，它允许用户安全地创建、管理和发送文件。大多数IDM产品都可以处理图像、网页、视频、音频和报告数据。第三种是尚不成熟的网络内容管理包技术（Web content management packages），它与IDM中的网页处理有重叠部分。表格设置和处理软件（Forms-capture old processing software）是在将数据存入适当数据库或应用之前，智能地识别和检查数据保存的格式，不管是纸质报告还是E-mail。数字资产管理软件（Digital asset management），顾名思义就是用来对文本、图片、音视频等多种数据进行管理、存储和检索。最后是电子记录管理技术（Electromic records management），它允许企业指定每条信息的生命周期。这种技术以前也在市场上出现过，但直到今天它才为公共事业领域广泛应用。金融服务部门应用这种技术的比率正在上升，特别是安然金融丑闻发生之后。记录管理技术的复苏，使ECM目前的市场份额达到40亿美元，并以每年3%速度增长。根据Logan提供的数据，到2007年，其增长速度猛增到10%。